DOKUMEN YANG KEMUDIAN DINYATAKAN PALSU OLEH PUTUSAN PENGADILAN ATAU OLEH INSTANSI YANG MEMBUAT SURAT/DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN ATAU DICABUT OLEH INSTANSI YANG MEMBUATNYA, APAKAH AKTANYA AKAN PALSU JUGA ?

·         Bahwa Notaris dalam membuat akta atas permintaan para penghadap berdasarkan keterangan dan alat bukti (surat/dokumen) yang aslinya diperlihatkan kepada Notaris dan kemudian fotocopy dari asli tersebut dilekatkan/dijahitkan pada Minuta akta yang bersangkutan.

·         Bahwa Notaris harus tahu instansi yang membuat surat/dokumen tersebut, hal ini penting untuk diketahui berkaitan dengan nomenclature yang membuat alat bukti, misalnya dalam mencantumkan Surat/Akta Ketrerangan Waris harus diketahui etnisnya, karena di Indonesia pembuatan keterangan waris masih berdasarkan etnis yang juga beda juga instansi yang membuatnya, meskipun secara hukum berbeda instansi yang membuat keterangan waris tersebut tidak menimbulkan masalah hukum apapun ataupun dalam pencantuman Akta-akta Catatan Sipil. Bahkan di beberapa daerah di Indonesia ada kerterangan Waris yang dibuat oleh pemerintah daerah. Dalam rangka otonomi daerah, banyak pemerintah daerah yang memberikan kewenangan tertentu kepada instansi yang dibentuknya, misalnya ada Akta Catatan Sipil yang dibuat/dikelurkan oleh Kantor Catatan Sipil atau ada juga Akta Catatan Sipil yang dikeluarkan oleh Dinas Kependudukan. Demikian pula ada Akta Kematian yang dikeluarkan oleh Kantor Catatan Sipil ada juga yang dibuat/dikeluarkan oleh Kelurahan/Kecamatan. Bahwa dalam kaitan ini Notaris hanya melihat secara formal asli dokumen/surat tersebut, tapi Notaris tidak punya kewenangan untuk memeriksa kebenaran atau keabsahan/keaslian surat/dokumen yang bersangkutan atau tidak punya kewenangan memeriksa secara material surat/dokumen tersebut..

·         Ketika surat/dokumen yang dicantumkan atau yang disebutkan dalam akta Notaris (dan  fotocopynya dilekatkan/dijahitkan pada Minuta Akta) ternyata dinyatakan palsu oleh putusan pengadilan atau oleh instansi yang membuatnya dicabut,  bagaimanakah kedudukan hukum akta Notaris tersebut ?

·         Jika dalam pembuatan akta memenuhi semua persyaratan dan tatacara yang disebutkan dalam Pasal 38 UUJN – P maka secara formalitas telah dipenuhi, maka akta yang bersangkutan tetap berkedudukan sebagai akta Notaris/otentik, dan tidak menyebabkan akta Notaris jadi palsu. Hanya dalam hal ini bagi para pihak sendiri akta tersebut tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat sejak adanya putusan pengadilan yang menyatakan surat/dokumen tersebut palsu  atau sejak adanya pencabutan surat/dokumen tersebut dari instansi yang membuat/mengeluarkannya, sedangkan perbuatan/tindakkan hukum yang sudah dilakukan berdasarkan akta tersebut sebelum adanya putusan pengadilan atau pencabutan tetap sah dan mengikat  para pihak dan siapapun.

·         Notaris tidak akan dikualifikasikan memasukkan surat/dokumen palsu yang setelah akta dibuat dokumen/surat tersebut dinyatakan palsu berdasarkan putusan pengadilan atau jika instansi yang membuat/mengeluarkan surat/dokumen mencabutnya.

·         Notaris akan dikualifikasikan memasukkan kererangan palsu atau mencantuman surat/dokumen ke dalam akta Notaris yang jika sebelum akta dibuat tahu bahwa surat/dokumen tersebut palsu atau secara formal tidak dibuat oleh instansi yang berwenang membuatnya atau surat/dokumen tersebut tahu telah dicabut oleh instansi yang membuat/mengeluarkannya. (HBA – INC)