TERIMA PROTOKOL NOTARIS LAIN YANG TANDATANGANNYA PARA SAKSI ATAU NOTARIS BELUM LENGKAP.

Salah satu kewajiban Notaris pemegang Protokol yaitu merawat dan mengeluarkan Salinan atas permintaan para pihak (sesuai ketentuan Pasal 54 UUJN-P). Dan dalam tiap Salinan tersebut selalu dicantumkan  kalimat  : Minuta akta ini telah ditandatangani dengan lengkap. Maksud telah ditandatangani dengan lengkap, yaitu semua yang namanya tersebut dalam akta (para penghadap, para saksi dan Notaris) telah menandatanganinya.

Terkadang ditemukannya juga dari Protokol Notaris yang tandatangan para saksi dan Notaris  belum menandatanganinya, jika terjadi seperti ini, bolehkah Notaris Pemegang Protokol membuat/mengeluarkan Salinan aktanya ?

Sudah tentu dilarang atau jangan dilakukan, jika Notaris Pemegang Protokol membuat/mengeluarkan Salinan akta yang tandatangan para saksi dan Notaris belum menandatanganinya atau belum lengkap, karena dalam akhir akta selalu  ada kalimat Minuta akta ini telah ditandatangani dengan lengkap. Bagaimana bisa dikatakan lengkap yang memang faktanya belum lengkap. Jika hal ini dilakukan oleh Notaris Pemegang Protokol dapat dikategorikan sebagai Pemalsuan.

Jika Notaris pemegang protokol menemukan hal sebagaimana tersebut di atas, apa yang harus dilakukan ? Tindakkan Notaris bisa saja berupa :

1.    Membuat surat keterangan / penjelasan kepada mereka yang memohon salinan dari Notaris lain tersebut, bahwa pada Minuta akta yang bersangkutan belum ditandatangani oleh para saksi dan Notaris, sehingga Notaris Pemegang tidak bisa mengeluarkan Salinannya, atau

2.    Notaris bisa mengeluarkan CC (Copie Collationee) yang merupakan Salinan atau Turunan sekata demi sekata dari Minuta, tapi pada akhir aktanya disebutkan bahwa Minuta Akta belum ditandatangani oleh para saksi atau Notaris, dan disebutkan dan ada kalimat : “Copie Collationee oleh saya, Notaris. Selaku pemegang Protokol dari Notaris………” atas permintaan dari ………, berdasarkan Surat Permohonan tanggal……..”.

Kenapa harus dalam bentuk CC ?

Pasal 15 ayat 2) huruf c UUJN-P menegaskan salah satu kewenangan Notaris yaitu membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan. Hal ini dalam bahasa lain yang disebut CC (Copie Collationee)

Pasal 1869 menegaskan bahwa suatu akta yang tidak dapat diperlakukan sebagai akta otentik, baik karena tidak berwenang atau tidak cakapnya pejabat umum yang bersangkutan maupun karena cacat dalam bentuknya, mempunyai kekuatan sebagai tulisan di bawah tangan bila ditandatangani oleh para pihak. Jadi akta yang belum lengkap ditandatangani tersebut, tapi ada tanda tangan para pihak hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai tulisan dibawah tangan. Oleh karena CC tersebut tidak dianggap sebagai akta, tapi sebagai bukti dibawah tangan saja yang kekuatan pembuktiannya akan diserahkan kepada penilaian hakim.

Apakah kita masih ingat tentang CC…?, jangan-jangan kita semua sudah lupa..!!! (HBA – INC).